EvernoteとScansnapを使った超便利な名刺管理法!その方法を具体的に解説します

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名刺の管理、どうしていますか?

私は、今まで名刺用のクリアファイルに逐一入れていました。
ただ、これだと大量に名刺をもらうとすぐにファイルがいっぱいになるし、分類したり探したりするのも大変。

そんなとき、@kenji904 さんにEvernoteとScansnapを使った非常に便利な名刺管理の方法を教えていただきました。
そこに少しだけ@ushigyu オリジナルの要素も加え、ご紹介したいと思います。
(Scansnapでなくても、スキャナーがあればおそらく可能です)

今回紹介する名刺管理法を使えば、以下のことができるようになります。

  • 探したい名刺を、EvernoteのOCRで一発検索!ScansnapのOCRもかけておけば、Spotlight検索もできる。
  • 1枚1枚スキャンする必要なし。5,6枚ずつまとめてスキャン可能
  • Evernote管理なので、名刺を一覧で見るのも簡単
  • タグやフォルダを使って、「いつ、どのイベントで会った人か?」すぐわかる
  • Evernoteのノートにメモを付け加えれば記憶にも残るし、名刺は汚れない
  • もらった名刺は束ねて引き出しの中、でOK。捨ててしまってもまず問題なし

それではいってみましょう。


名刺をアナログ管理or写真を撮って管理した場合の問題点

まず、名刺をスキャンせずに紙のまま管理した場合にどのような問題が起きるか、考えてみましょう。

・探すのが大変

大量の名刺の中から、1枚の名刺を探し出すのはとても大変です。

たとえ「あ行、か行…」というふうにきれいに分類してあったとしても、あ行だけで何十枚、何百枚もあったりするとやっぱり一苦労。

そもそも名刺があるところにいないと探せないため、出先で連絡先を調べたいときにはお手上げです。

・分類、整理が大変

例えば、名前順に分類してあったものを取引先別に分けよう、とか、増えすぎて探せなくなってきたので会わない人の名刺は捨てよう、などと思ったとしても、紙だとどう整理するかが非常に大変かつ難しいです。

1枚1枚チェックして、これはA社、これはB社…と仕分けしたり、この人は最近会ってないな、この人は、うーんどうだっけ…と考えたり。

想像するだけで気が遠くなりそうです。。。


また、名刺をデジタル管理する方法の1つとして、名刺の写真を撮ってEvernoteに送る、という方法もあります。

この場合も、以下のようにいくつか問題が。

 ・写真を1枚につき2回撮る必要あり。大きな集まりで十枚、二十枚の名刺をもらったときなどとても面倒…。
 ・撮影時の角度や照明の状況で、きれいに撮れない場合がある。見た目にもバラつきが出てしまう。
 ・表裏2枚の写真を1枚のノートにまとめるのも面倒。一旦Evernoteに送って、それぞれ表裏を撮影したノートをマージする必要がある。


以上のように考えると、やはりスキャナーによるデジタル化が最も簡単。さらに、どこからでもアクセスでき、OCRやメモの付加、一覧で見るのも簡単なEvernoteで管理がベストだと、私は思います。

それでは早速、
 ① スキャナー(Scansnap iX500/S1500)による名刺の読み取り
 ② Evernoteでの検索や分類の方法
に分けて紹介していきます。

① スキャナー(Scansnap iX500/S1500)による名刺の読み取り

スキャナーで通常通りスキャンすると、複数枚の名刺が1つのPDFになってしまったり、片面ずつのPDFになったりしてしまいます。
また、自動的にEvernoteにも保存されません。

ですので、以下の設定が重要になります。
特に、「アプリ選択」と「PDFフォーマットオプション」が今回の肝です。きっちり設定しておきましょう。

・アプリ選択 ★重要!

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ここでは、もちろんEvernoteを選択。もしアプリケーションのリストに無い場合は、「追加と削除」から追加しておきましょう。

もちろんスキャンしてPDFにしてからEvernoteに放りこむこともできますが、その一手間で後々面倒になってきます。

スキャンした名刺が自動的にEvernoteに取り込まれるよう、ここで設定しておくことが重要です。

・保存先

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ここはお好きなように。ローカルにも保存しておくと安心です。

ファイル名はイベントの名前などにしておく手もありますが、私の場合は面倒なので日時のままにしてあります。
(分類は後ほどEvernote上で行います)

・読み取りモード

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画質はファイン(カラー200dpi)以上ならばそれなりに文字を読み取ることができますが、私はスーパーファインにしています。
(スーパーファインだと、名刺1枚あたり約100KBになります)

読み取り面は「両面読み取り」、継続読み取りのチェックは外しておきましょう。

・読み取りモードオプション

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ここで必須なのは、「白紙ページを自動的に削除します」のチェックを外すこと。
これが外れていないと、うまく表裏が1つのPDFファイル(=Evernoteのノート)になってくれません。

名刺は小さいためかよく斜めに読み取られてしまうので、「文字列の傾き」はチェックを入れておきましょう。

「原稿の向き」は、縦横を同時に読み取る際に自動的に上下判定をしてくれるため、私はチェックを入れています。
但しこの補正は若干いけておらず、英語や絵柄などは良く反転させてしまうため、どちらにしても後でチェックと修正が必要になる場合があります。

・ファイル形式

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ファイル形式はPDF。

どちらにしてもEvernoteがOCRをかけてはくれるのですが、私はPC側でも念の為検索をかけられるようにしておきたいので、Scansnap側でも検索可能なPDFにしています。
(本ほどページ数も面積もないので、時間はかかりません)

・PDFフォーマットオプション ★重要!

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ここが、見落としがちな最大のポイント。
「設定ページごとにPDFファイルを作ります」を選択し、ページ数を「2」にしておきます。

こうすることで、名刺の表裏を読み取るごとに1つのPDFファイル(=Evernoteのノート)を作ってくれるのです。
裏が白紙の場合もそのまま読み取ってしまいますが、大した問題ではないでしょう。

これで、名刺を1枚ずつスキャンせずとも、5,6枚ずつまとめてスキャンすることができます。
(これ以上の枚数をスキャンしようとすると、紙詰まりが増えるのでおすすめしません)


以上の設定を終えたら、さっそく名刺をスキャンしてみましょう。

Evernoteに、名刺が面白いように取り込まれていくはずです!

② Evernoteでの検索や分類の方法

次は、Evernote側での誤スキャンチェックと修正、検索や分類の方法です。

前述の通りScansnapの補正機能は英語や絵柄に弱く、よく以下のように向きを誤って読み取られることがあります。

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※両面日本語だとあまり間違われませんが、人の名刺は使えないので自分の名刺を使っています

これを補正するには、まず誤っている名刺の上でCtrl+クリックし、プレビューを選択。(Windowsなら右クリックし、PDFファイルを開くソフトを選択)

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プレビュー上でCommand+R,Lを押す、メニューから時計回り/反時計回りを選択するなどして補正しましょう。

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終わったらプレビューを閉じる。すると、Evernoteのノート側にもその変更が反映されます。

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以上で修正完了!

では、Evernoteを使って名刺を見てみましょう。

試しに「佐藤」で検索してみると、この通り3件ヒット!きっちりOCRが利いているようです。

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もちろん、一覧モードにすれば見た目で名刺を探すことも簡単。

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ノートに会ったときの印象や会話内容などのメモも加えておけば、さらに記憶に残る名刺リストになりますね。

ここまででも十分使えるのですが、せっかくなのでEvernoteの機能を使ってさらに分類してみましょう。

私の場合は、Eventタグの子タグとしてイベントの日付と名前、場所などを入れ、名刺にタグ付けしています。

例えば、先日(2011/11/9)のイベントの場合。
まず、そのイベント用のタグを作ります。

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次に、そこで交換した名刺を全て選択し、タグにドラッグ&ドロップ。

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これで、名刺にタグ付けされます!

以上は1つの例ですが、Evernoteにはタグもフォルダもありますので、自分に一番フィットする分類方法を模索してみてください。

あとがき

だいぶ長文になってしまいましたが、いかがだったでしょうか。

今回紹介した方法を取り入れてから、例えば「あれ、あの人のアドレスなんだったっけ?」といった時に、名前やハンドルネームなど何か1つでも手がかりを覚えていれば瞬時に探し出せるようになりました。超便利。

PDF内の文字検索にはEvernoteプレミアム会員(月額400円ほど)になる必要がありますが、個人的にはこの名刺の検索用だけでもその価値があるのではと思います。

もし名刺管理に困っているという方は、今回紹介した方法をぜひ試してみてください!

(なお最初に述べた通り、今回のScansnap設定は@kenji904 さんに教えていただいたものです。感謝!)

Evernote名刺管理とiPhoneアプリwithEver検索の相性が最高すぎる!

ABOUTこの記事をかいた人

牛嶋 将太郎@ushigyu

牛嶋 将太郎@ushigyu

株式会社エコーズ代表取締役社長(と名乗ってみたくて会社をつくりました)。当ブログにておすすめの製品やお店、旅行先、ガジェットなどを気のむくままに、わかりやすさを心がけて紹介しています。 長崎出身で福岡市在住。東京で就職しましたが独立を機に学生時代を過ごした大好きな福岡に帰還。