2013年1月10日
ScanSnap(スキャナー)

Manage namecard with scansnap ix500 and evernote 7

どうも。あらゆる紙をデータ化するブロガー@ushigyuです。

以前、以下のようなScanSnap S1500とEvernoteでの名刺管理記事を書きました。

EvernoteとScansnapを使った超便利な名刺管理法!その方法を具体的に解説します

その後、ScanSnapの新型iX500が登場。スキャン速度向上や各種クラウドサービスとの連携など、良い部分は残しつつ確実にグレードアップしています。

そこで、以前の記事とかぶる部分はありますがここで改めてScanSnap iX500とEvernoteを使った名刺の取り込み、及びそのメリットについて記事にしておきたいと思います!

名刺の管理に悩んでいる人は必見ですよ。

ScanSnap iX500とEvernoteで名刺管理するメリット3つ

まず最初に、ScanSnap iX500とEvernoteで名刺管理するメリットについて整理しておきましょう。

① 取り込みが早い。1枚1秒程度

S1500からiX500になり、より取り込みのスピードがアップ。
後ほど動画をご紹介しますが、だいたい1枚1秒ほどで取り込むことができます。

ScanSnap iX500はEvernoteと連携しているので、取り込んだものを直接Evernoteに送ることも可能。

名刺交換して帰ってきたら、ちょこっと設定(後述)してボタンを押せばあっというまに電子化完了、名刺はしまっておくなり捨ててしまってもほぼ問題なしです。

② 検索や整理が簡単

ScanSnapでも、EvernoteでもOCR(文字認識)をかけることが可能。

つまり、名前や会社名、住所などを使って、パソコン内検索でもEvernote内検索でも探せるということ。

さらに、Evernoteのノートブックやタグ+ドラッグ&ドロップで、紙の名刺を五十音順や会った順や会社別に一生懸命振り分けるよりもずっと少ない手間で管理できます。


名刺も本も書類も何でもそうですが、紙のメリット、データのメリットそれぞれがあると思っています。

その中でも、名刺は最もデータ化の恩恵を受けるものの一つではないかと。

③ どこからでも確認できる

紙はコピーでもして持ち歩かない限り、そのもの実体がある場所でしか見ることができません。かといって、必要かもしれない名刺を毎日持ち歩くなんていうのもナンセンス。

デジタルデータにしてEvernoteに入れておけば、パソコンでもスマートフォンからでも気軽に検索し、確認できます。

ScanSnap iX500で名刺をスキャンする際の設定

それでは、ScanSnap iX500で名刺をスキャンする際の設定について確認しておきましょう。

今回はScanSnapからEvernoteに送るので、アプリケーションは「ドキュメントをEvernoteに保存」を選択。
(ノートブックやタグまで指定できたら最高だったなあ・・・それは難しいか^^:)

Manage namecard with scansnap ix500 and evernote 1

保存先は、適当に自分が保存したいフォルダを指定。
ファイル名は年月日にでもしておいて、後で変更すると良いでしょう。イベント名にするなんていうのも手ですね。

Manage namecard with scansnap ix500 and evernote 2

読み取りモードは、私のオススメは「スーパーファイン」。
色を使った名刺が多いでしょうからカラーモードは「カラー」で、裏表ある名刺を読み取るために「両面読み取り」。

で、ここからが重要な設定です。

まず、「白紙ページを削除」のチェックは外してください。
次に、オプションをクリック。

Manage namecard with scansnap ix500 and evernote 3

「設定ページごとにPDFファイルを作ります」に2ページを入力してください。

Manage namecard with scansnap ix500 and evernote 4

以上の設定で、Evernoteに名刺の裏表を1ノートとして登録することができるのです。
「白紙ページを削除」してしまうと裏が白紙の名刺があった場合1ページずれてしまい、裏表が正しく1ノートにならないためチェックを外したのでした。


ファイル形式ではPDFを選び、「検索可能なPDFにします」にチェックを入れ「全ページ」を選択。
iX500になってOCR(文字認識)には時間がほとんどかからなくなったので、常にチェックでもいいくらいです。

Manage namecard with scansnap ix500 and evernote 5

以上で設定は完了。あとは名刺をセットしてスキャンするだけです!

名刺をスキャンしている動画(S1500 vs iX500)

実際にどのくらいのスピードでスキャンできるのか、動画を撮ってみましたのでどうぞ。

測ってみたところ、iX500で1枚あたり約1秒。
Evernote側の処理にもう数秒〜数十秒かかりますが、それでも相当早いです。

パソコンやスマートフォンから、Evernoteで確認する。検索も!

実際にパソコンやスマートフォン上から、名刺を検索してみましょう。

とりあえず私の名字で検索してみたところ。私の以前の名刺、今の名刺がバッチリヒットしています。
何気に手書きのメモが引っかかっているのが認識精度の高さを物語ってますね。

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「ushigyu」で検索してみても引っかかりました。

Manage namecard with scansnap ix500 and evernote 7

例えば「東京都渋谷区」で検索すると、以下のように複数ヒットしました。
100%ではないのでこれで全部かはわかりませんが、かなりの精度で文字認識していることは十分想像できます。

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iPhoneからだと、Evernote公式アプリを始めWithEver、SmartEverといったEvernote連携アプリでも検索して名刺を探すことができます。
(以下の写真はWithEverを使ってみたところ)

Manage namecard with scansnap ix500 and evernote 9

Androidでも、Evernote公式アプリその他で検索ができるはずです。試してみてください。
※なお、Evernoteの文字認識はデータをアップロードしてから数分〜数十分ほどかかるようなので、引っかからない場合はしばらく待ってみてください。

あとがき

紙で専用のボックス等に入れて管理したり、あるいは専用の名刺管理ソフトを使っているという方もいると思いますが、サクっとスキャンしてEvernoteに入れておく便利さは、使ってみるとわかるはず。

不安な方は、まずは現在の名刺管理法と併用してみるというのもアリかもしれませんね。

この記事でもし良さそうだと思ったら、ぜひお試しあれ!

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