2016年5月21日
ScanSnap(スキャナー)

Scansnap e bunshoho title

私もずっと愛用しているScanSnapシリーズ(およびScanSnap Cloud)が、e-文書法への対応を発表。

株式会社PFUは19日、ドキュメントスキャナー「ScanSnap iXシリーズ」とクラウドサービスを直接連携するサービス「ScanSnap Cloud」に、e-文書法(電子帳簿保存法)に定められた画質条件を満たすスキャン機能を搭載した。ScanSnap Cloudの設定ツールのアップデート(無償)として提供する。
「ScanSnap Cloud」がe-文書法に対応、会計系クラウドサービスと連携 -INTERNET Watch

e-文書法とは簡単に言うと「領収書や請求書などの税金関連書類をデータで管理できるようになる」法律なのですが、紙の書類を廃棄しデータのみで管理するためには専任の担当者を置くなどさまざまな条件があり、まだまだハードルが高いのも事実。

ですが将来的に条件が緩和されたり、あるいは条件を満たす事業者となり得ることを考えると、e-文書法に対応した画質でスキャンしておけるのはありがたい。


ともかく、とりあえずScanSnapでスキャン・保存しておけば安心ということですね。

紙の書類に関しては、捨てられないにしても提出を求められたときだけ取り出す、といった運用で間違いなさそうです!

そもそもe-文章法ってなに?

e-文書法は電子文書法ともいい、領収書や請求書など税務関係で保管すべき書類について、電子データでの管理および原本の廃棄を「所定の条件のもとで」認めるというもの。

元々データとして作られたものだけではなく、紙をスキャンして画像データ化したものもその対象に含まれます。


これだけ聞くと、本の自炊と同様に片っ端からスキャンし電子データ化し原本は捨ててしまえばスッキリする!と思ってしまいますが、実際にデータのみでの運用をする場合には様々な要件を満たし、税務署からの承認を受ける必要があります

例えば、以下の様な要件。
・チェック体制の確保:保存する人とは別にチェックする人が必要(規則第3条第5項第4項)
 →例えば一人会社であれば税理士事務所等への委託が必要となるが、対応できるところは限られる

・読み取った文書へのタイムスタンプの付与(規則第3条第5項第2号ロ)
 →単純な保存日時ではないようで、何らかの方法で確認できることが必要らしい。条文読んでもよくわからなかった。。


e-文書法(電子帳簿保存法)と、国税庁が提供しているQ&Aのリンクを貼っておきますね。

これらを全て理解しかつ条件を満たすのはなかなか難易度が高いと言わざるを得ません。

例え条件を満たしてデータのみの運用が可能となったとしても、社員の理解が進んでいないとなかなか紙文書を全て廃棄するのはリスクが高そうにも思えます。

しばらくは紙もとりあえず保管しておくのが無難そうですね。

ScanSnapでe-文書法画質の読み取りをする手順

以上の通り領収書等の原本を廃棄してしまうのは難しそうですが、日頃の運用はもちろんのこと、将来的に電子データのみで税務書類を管理したいのであれば、少なくともe-文書法に準拠した形で保存しておきたいところ。

今回、ScanSnapシリーズの多くの機種がこのe-文書法に準拠した画質でのスキャンがボタン1つ押すだけでできるようになりました!
※タイムスタンプや電子署名等は別途必要


特に難しい操作は必要ありません。ScanSnap Managerにて「e-文書モード」に切り替え、あとはScanボタンを押すだけ。

Scansnap e bunshoho 1

あとがき

実際に領収書等をデータのみで運用できるようになるにはまだまだ時間や手間がかかりそうですが、今後も見据えて画像データで保存・運用し、原本は提示が必要なときだけ使うのが良さそうですね。

そのためのスキャナーとして、ScanSnapは引き続きいいパートナーとなってくれそうです!

ScanSnap関連記事はこちら
「ScanSnap Cloud」パソコンなしでレシート等をスキャンし、クラウドに保存可。
本の自炊方法まとめ。裁断、スキャンからタブレット・Kindleでの読書まで徹底解説!


⇒もっと 「ScanSnap(スキャナー)」に関する記事をチェックする!

フォローして更新情報をチェック