【殿堂入り】「本当に買ってよかった」ものはこれ

日本郵便「Webレター」書類をアップロードし宛先入力するだけで直接送れる神サービス。身分証コピー、請求書などの送付に!

日本郵便「Webレター」書類をアップロードし宛先入力するだけで直接送れる神サービス

各種サービスの申し込みに必要な、身分証明書のコピー郵送。いちいち印刷して封筒に入れて切手を貼って……とかなり面倒。

他にも請求書や納品書、案内状やダイレクトメールなど、印刷→封筒に入れる→郵送する必要のあるものはちょくちょくあって、めんどくさいけど仕方なくやっていました。


そういった書類のコピー郵送に便利なのが、郵便局のWebレター

PDFやWordのファイルをアップロードして宛先を入力するだけで、その書類を直接送ってくれるサービスです。

自分でコピーして封筒に入れ、切手を貼って送る手間がなくなるのが素晴らしい。
料金も1通99円からと、普通に自分で印刷・郵送するのとほとんど変わらない。


アップロードしてからWebレターの画面上でテキスト入力も可能ですし、CSVファイルで宛先リストを作っておけば最大9,999通まで一斉送付もできます。

多少インターフェースにクセはありますが、押印が必要な書類でもなければすべてWeb上で完結できてとても便利!


Webレターとは?料金や郵送手順について

Webレターとはどんなものか?日本郵便の公式紹介動画があるので、見られる時間・環境のある方はまずこちらをどうぞ。

Webレターは、ざっくり言うとアップロードした文書を直接宛先に送ってくれるサービスです。


自分で書類を印刷したり、宛先を書いて切手を貼ったり、投函したり……といった手間が大きく省ける上、1通99円からと価格も非常に安い。

自分で書類を印刷したり、宛先を書いて切手を貼ったり、投函したり……といった手間が大きく省ける
(引用元:【日本郵便】Webレターのご紹介(1通99円からのWeb発送郵便) – YouTube

封筒に書類を入れた定形郵便物が84円からなので、封筒や書類用の紙の原価を考えるとほぼ同じくらいでしょうか。

そう考えると、通常かかる手間が省ける分まるまるお得と言っていいでしょう。


宛先や内容の一部はCSVファイルでの差し込みができるので、大量の案内状などを最大9,999通まで一斉発送が可能とのこと。

大量の案内状などを最大9,999通まで一斉発送が可能

面倒な書類の送付がめちゃくちゃラクになる神サービスです。何で今まで知らなかったんや……!


ちなみに以下のツイートで知りました。宇宙ツイッタラーXさん、ありがとう。


Webレターを実際に送る手順

Webレターを送るには、まず公式サイトにまずアクセスしましょう。

最初にWebゆうびんへの新規登録が必要なので、そちらを済ませておいてください。

どうしてそんなことになっているのかは不明ですが、再配達等で使うゆうびんIDとはまた別なので多くの人は登録が必要なはず。


Webゆうびんへの登録を済ませたら、改めてWebレターにアクセス。

Webゆうびんへの登録を済ませたら、改めてWebレターにアクセス

自分で用意したPDFもしくはWordのファイルをアップロードするか、テンプレートからの選択が可能。

自分で用意したPDFもしくはWordのファイルをアップロードするか、テンプレートからの選択が可能

テンプレートには請求書と納品書が用意されています。

請求書テンプレート

納品書テンプレート

Webレターのサイト上には編集機能があり、テキストや直線、図形、画像などを挿入することが可能。
入力してからアップロードした方が楽かとは思いますが、ちょっとしたテキスト等であればここで入力できますね。

Webレターのサイト上には編集機能がある

PDFやWord(.doc)ファイルをアップロードする画面。カラー / 白黒はここで選択します。ファイルサイズは1回あたり1MBまで。

PDFやWord(.doc)ファイルをアップロードする画面

Adobeのソフト以外で作成されたPDFファイルの場合、文字化けなどの可能性があるらしい。送付前にプレビュー画面でしっかり確認を。

Adobeのソフト以外で作成されたPDFファイルの場合、文字化けなどの可能性がある

手元に適当なファイルがなかったので、試しに我が社の出張旅費規程をアップロードしてみました。
編集画面を見る限り、特に文字化けなどもなく表示できています。

プレビュー画面

文書のアップロードや編集を終えたら、次は差出人の設定。フォームに順次入力していきます。
利用者登録やアドレス帳への登録が済んでいれば、そこから反映させることも可能。

文書のアップロードや編集を終えたら、次は差出人の設定

次に宛先の設定。こちらも入力フォームに打ち込んでいきましょう。

次に宛先の設定

最後に、Webレター申込内容の確認。
1枚目は宛先および差出人が印刷されているので、間違いがないかチェック。

最後に、Webレター申込内容の確認

2枚目以降は、アップロード・編集した文書が表示されているはず。

2枚目以降は、アップロード・編集した文書が表示されているはず

宛先や送る文書などすべてが問題なければ、チェックを入れて「次へ進む」。

宛先や送る文書などすべてが問題なければ、チェックを入れて「次へ進む」

さいごに、料金を確認します。基本料金の84円に1枚目15円、2枚目5円で合計104円。
印刷して封筒に入れて投函する手間を考えれば、プラス20円払うだけでWeb上で完結するのはめちゃくちゃ安いですよね。

基本料金の84円に1枚目15円、2枚目5円で合計104円

宛先なども再度問題ないか確認し、OKならチェックを入れて決済へ。

宛先なども再度問題ないか確認し、OKならチェックを入れて決済へ

支払い方法には料金後納とクレジットカードがありますが、カードの場合はWeb上でこのまま決済します。

カードの場合はWeb上でこのまま決済

以上で決済およびWebレターの送付は完了です。

以上で決済およびWebレターの送付は完了


Webレターはどのような形で、何日くらいで届く?

試しにWebレターを自分宛に送り、どのような形で届くのか確認してみました。

こちらが届いたWebレター。金曜夜に送付し、火曜日に届きました。

届いたWebレター

金曜夜だったので実質土曜に送ったとして、到着は3日後。

ただ、土日を挟まなければもう少し早く着いた可能性もあります。また、今回は福岡でしたが他の地域だと多少到着が前後するのかなど、詳細は不明。

Webレターの公式サイトには以下のような記述があります。4日見ておけばまず着くはず。

15時までにお申し込みいただいた場合、2~4日後の配達が目安となります。
ただし、配達までに土曜日・日曜日・休日、年末年始をはさむ場合やお申し込みが集中した場合は、所要日数が延びることがあります。
Webレター 案内状、通知書、請求書、DM等の発送・郵便代行 – 日本郵便


アップロードした文書2ページも、文字化けなどの問題もなく同封されていました。これをWeb上でサクッと遅れるのは便利だなあ。

アップロードした文書2ページも、文字化けなどの問題もなく同封されていた

Webレターは完全自動化された機械で印刷・封入・投函作業まで行っているとのこと。

そのためか、通常切手や料金後納郵便のマークがある部分には「コンピュータ郵便」という見慣れないマークが印字されていました。

コンピュータ郵便


急ぎの場合、15:30までなら当日配達の「Web速達」も使える

急いで送りたい書類の場合、おおむね当日の15:30(一部地域は13:30)までに申し込めば当日配達してくれる「Web速達」というサービスもあるようです。

Web速達

使い方は、Webレターとほとんど同じ。料金は白黒印刷で1枚524円(2ページ目以降は32円/枚)、カラー印刷で1枚544円(以降は52円/枚)となっています。


あとがき

各種サービスへの身分証明書の送付、取引先への納品書・請求書送付、各種案内状やDMなど、相当便利なサービスなのにあまり知られていないWebレター

遅ればせながら私も知ることができたので、これから活用していきたいと思います!


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