Evernoteを、名刺やハガキ・手紙の管理に使ってみよう![Evernote超初心者講座 第5回]

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Quick Tip: Use Evernote to back up your blog in real time / joe.ross

おはようございます。Evernote初心者講座の講師、うしぎゅう(@ushigyu)です。

前回までで、Evernoteの基本的な使い方に加え、具体的な利用法(お気に入りのお店の管理)について書きました。

第5回の今回は、Evernoteを名刺管理、ハガキや手紙の管理に使ってみましょう。

ついつい溜まってしまいがちな名刺やハガキをスキャンor写真を撮ってEvernoteに入れておけば、取り出しやすいし捨ててしまってもOKなので捗りますよ!


名刺やハガキ・手紙をEvernoteで管理する2つのメリット

具体的なやり方の話に入る前に、「なぜ、名刺やハガキ・手紙をEvernoteで管理するとうれしいのか?」を整理しておきましょう。

大きく分けて、2つのメリットがあります。

【① 紙として残しておく必要がなくなる】

当ブログで詳しく解説している本の電子化(自炊)と同様、やはりこれが大きな理由のひとつです。

名刺は放っておくと積み上がってわけがわからなくなるし、ハガキや手紙もせっかくもらったのにそう捨てられないので毎年どんどん溜まっていきます。

スキャンなりカメラで撮ってEvernote内に保存しておけば、載っている名前やアドレス等の情報、友人の写真や文章はずっと残ります。

それでも捨てるのにやや抵抗はあるでしょうが、取っておいてもどうせ棚の奥で眠るだけですし、電子データでいつでも見られることを思えばもはや残しておく必要はないでしょう。


【② 検索などで取り出しやすい】

特に名刺の管理で威力を発揮するのが、この2つ目の理由。

手で50音順などで分類しておくのもいいですが、会社名で探したくなったら?量が増えてきたら?といった場合を考えると、アナログでの管理には限界があります。

電子データとしてEvernoteに残しておくことで、文字認識による検索が可能になり、名前や会社名、住所などから簡単に目当ての名刺を引っ張ってくることができます。
(文字認識も100%ではありませんが、手でめくりながら探すよりよっぽど効率的でしょう。)

パソコンの方が得意な「検索・分類」については、そちらに任せるのが吉です。

スキャナーで名刺をスキャンし、Evernoteへ→検索で簡単に探せる!

それでは、次に具体的なやり方について。まずは名刺の管理から。

・・・と言いたいところですが、スキャナー(Scansnap S1500)とEvernoteを用いた名刺管理については、既に詳しく記事にしてありますのでそちらをご覧ください。

EvernoteとScansnapを使った超便利な名刺管理法!その方法を具体的に解説します

スキャナーがない方は、FastEver Snapなどのアプリで写真を撮ってEvernoteに入れておけばOK。

FastEver Snap 1.6.4(¥170)

カテゴリ: 仕事効率化, 写真/ビデオ
現在の価格: ¥170(サイズ: 2 MB)
販売元: rakko entertainment – rakko entertainment
リリース日: 2010/08/24
App

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若干面倒ですが、普通のデジカメで撮影してからパソコン上でEvernoteにコピーすることも可能です。


Evernoteに保存した名刺は、MacやWindows、iPhoneやAndroidのEvernoteアプリ、Web上などからいつでも検索することができます。

例えばiPhoneなら、withEverなどのアプリを使うとより簡単。

Evernote名刺管理とiPhoneアプリwithEver検索の相性が最高すぎる!

withEver 1.9.1(¥85)

カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
現在の価格: ¥85(サイズ: 1.2 MB)
販売元: e73developer – Ryo Enami
リリース日: 2011/07/04
App iPhone/iPadの両方に対応

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高額な名刺管理ソフトやアプリなど買わなくても、これで十分管理できます。

ハガキや手紙も同じ要領でEvernoteに保存→取り出し簡単!

ハガキや手紙などについても、基本的には同じ。

電子化してEvernoteに保存するノウハウも、名刺のときと同様にすれば問題ありません。

詳しくは、以前記事にしていますのでそちらを参照ください。

捨てられない年賀状は、スキャンしたり写真を撮ってポイしてしまおう!

Evernoteに入れて管理しておけば、年末になって「あの人の住所どこだったっけ。えっと年始にもらった年賀状は・・・」と引き出しをひっくり返す必要もなくなります。

名前なり、ざっくりとした住所で検索すればすぐに探せるわけですからね。

本当に思い出深いものは残しておきたいかもしれませんが、毎年溜まっていく年賀状や暑中見舞いなど大部分のものは、電子化して処分してしまっても良いのではと思います。

あとがき

名刺やハガキ・手紙を一度Evernoteの中に入れてしまえば、あとはスマートフォン1台持っていればどこでもすぐに確認することが可能。

特に名刺については、Evernoteの「どこでも見れて、取り出しやすい」という特長が活かせる使い方なのではと思います。

ぜひお試しあれ!



「Evernote超初心者講座」の他の記事は以下からどうぞ。

ABOUTこの記事をかいた人

牛嶋 将太郎@ushigyu

牛嶋 将太郎@ushigyu

株式会社エコーズ代表取締役社長(と名乗ってみたくて会社をつくりました)。当ブログにておすすめの製品やお店、旅行先、ガジェットなどを気のむくままに、わかりやすさを心がけて紹介しています。 長崎出身で福岡市在住。東京で就職しましたが独立を機に学生時代を過ごした大好きな福岡に帰還。
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